Chiunque abbia mai gestito un campo estivo, un oratorio o un’attività giovanile conosce bene il problema: i fogli di carta che si perdono, le presenze segnate a matita e poi ricopiate, i genitori che chiedono conferma dell’uscita del figlio. La gestione delle presenze è una di quelle attività apparentemente semplici che, senza gli strumenti giusti, diventa una fonte quotidiana di stress e di errori.
Segresta — la piattaforma cloud pensata per oratori, parrocchie, centri estivi, cooperative e società sportive — risolve questo problema con la funzionalità degli appelli, uno strumento flessibile e completo per tracciare chi c’è, quando è arrivato e quando è andato via.
Cosa sono gli appelli in Segresta
Un appello in Segresta è un registro digitale di presenze collegato a un evento o a un gruppo. Per ogni giornata (o sessione) puoi sapere in tempo reale chi è entrato, chi è uscito, a che ora, e se è stato accompagnato da qualcuno all’uscita. Tutto registrato in modo preciso, senza fogli volanti e senza margini di errore.
Gli appelli sono utili in molti contesti:
- Centri estivi e campi: traccia le presenze giorno per giorno per tutta la durata del campo.
- Attività settimanali di gruppi (medie, adolescenti, scout, squadre sportive): tieni un registro storico di chi partecipa.
- Gite ed eventi speciali: sapere esattamente chi è presente è una questione di sicurezza, non solo di organizzazione.
- Attività in piscina o palestra: monitora gli accessi per ogni sessione.
Come creare un appello
Per creare un appello, accedi alla pagina dell’evento in Segresta e seleziona la voce Appelli dal menu. Cliccando su Crea appello, si apre una finestra con alcune opzioni.
Range di date
Puoi inserire un intervallo di date: Segresta creerà automaticamente un appello per ogni giorno compreso nell’intervallo. Se hai un campo estivo di una settimana, in pochi secondi avrai già tutti gli appelli pronti. Se invece ti serve un solo appello, basta inserire la stessa data sia come data di inizio che come data di fine.
Nome dell’appello
Puoi dare un nome descrittivo a ciascun appello, come Appello Piscina, Giornata 1 o Prima settimana. Il nome compare nell’elenco e ti aiuta a identificare subito l’appello giusto.
Campo iscrizione (autocompilazione intelligente)
Questa è una delle funzioni più potenti: puoi collegare l’appello a un campo del modulo di iscrizione di tipo Sì/No. Per esempio, se nel modulo di iscrizione al campo estivo hai inserito una domanda come “Iscrizione prima settimana?”, Segresta legge le risposte e inserisce automaticamente nell’appello solo i ragazzi che hanno risposto “Sì” in corrispondenza della data dell’appello. Zero copia-incolla, zero errori.
Allo stesso modo, puoi collegare l’appello a un campo di tipo Calendario, per gestire iscrizioni flessibili giorno per giorno.
Campo iscrizione mensa
Puoi anche indicare quale campo del modulo d’iscrizione corrisponde alla scelta mensa, utile per incrociare i dati nei report di presenza mensa.
Come compilare un appello
Aprendo un appello trovi l’elenco di tutti i partecipanti pre-inseriti in base alle iscrizioni. Da qui puoi:
- Registrare l’entrata di un partecipante (con ora automatica al momento del click)
- Registrare l’uscita, normale o anticipata
- Segnare l’assenza per chi non si è presentato
- Aggiungere manualmente un utente non presente nella lista (ad esempio un ospite o un partecipante non iscritto)
Lo stato visivo di ogni riga aiuta a capire a colpo d’occhio la situazione: sfondo verde quando entrata e uscita sono entrambe registrate, giallo se manca uno dei due passaggi, rosso se il ragazzo non risulta ancora passato.
In cima all’appello sono visibili i contatori in tempo reale: quanti sono in appello, quanti sono già entrati, quanti sono usciti.
Parametri avanzati: data e ora di registrazione
Di default, l’entrata e l’uscita vengono registrate con data e ora attuali. Nei parametri avanzati, però, è possibile scegliere di usare la data dell’appello invece di quella attuale. Questo è molto utile quando la registrazione viene effettuata in un secondo momento (ad esempio il giorno dopo, per correggere o completare).
Web o app: scegli come gestire l’appello
Gli appelli di Segresta sono accessibili sia da browser web che dall’app mobile, e puoi passare da uno all’altro in qualsiasi momento senza perdere nulla. I dati sono sincronizzati in tempo reale.
Da browser (web)
La versione web è ideale per chi gestisce l’appello da scrivania o da un tablet fisso all’ingresso. L’interfaccia è completa e permette di navigare tra gli appelli, visualizzare tutti i contatori e gestire ogni dettaglio con comodità.
Dall’app mobile: più veloce con NFC
L’app di Segresta sblocca però una marcia in più: al posto di cercare il nome del ragazzo nella lista e cliccare sul pulsante di entrata, puoi semplicemente avvicinare il braccialetto NFC del partecipante al telefono. Il lettore NFC integrato nello smartphone riconosce il braccialetto e registra l’entrata (o l’uscita) in automatico, in meno di un secondo.
Il risultato pratico è evidente in uno scenario reale: 50 ragazzi che arrivano insieme all’ingresso del campo. Con la lista manuale, cerchi ogni nome, clicchi, vai avanti. Con il braccialetto NFC, avvicini il telefono e via — uno dopo l’altro, in pochi minuti. Nessuna fila, nessuna confusione.
I braccialetti NFC di Segresta sono gli stessi già utilizzati per il bar e per altri servizi: non servono dispositivi aggiuntivi, basta uno smartphone con NFC (quasi tutti i moderni ce l’hanno).
Gestione per squadre: un appello, più animatori
Quando un evento è organizzato in squadre (pattuglie, gruppi, reparti, classi…), la gestione delle presenze può facilmente diventare caotica se tutto ricade su una sola persona. Segresta risolve questo con un meccanismo elegante: un unico appello, viste diverse.
L’amministratore vede l’elenco completo di tutti i partecipanti, con i dati di entrata e uscita di ciascuno. L’animatore responsabile di una squadra, invece, accede allo stesso appello ma vede solo i ragazzi del suo gruppo: una lista filtrata, più corta e più gestibile.
Per attivarlo basta assegnare all’animatore il permesso Compila appello solo squadra nelle impostazioni di Segresta. Da quel momento, ogni animatore può compilare il proprio pezzo di appello in autonomia — dal browser o dall’app, anche in contemporanea con gli altri — e l’amministratore ha sempre la visione d’insieme completa.
I vantaggi sono concreti:
- Velocità: ogni animatore gestisce pochi nomi, non una lista interminabile.
- Responsabilizzazione: l’animatore si occupa direttamente del suo gruppo, senza attendere che qualcun altro registri le presenze.
- Ordine: nessun rischio di modificare per errore le presenze degli altri gruppi.
- Scalabilità: funziona ugualmente bene con 3 squadre da 10 ragazzi o con 10 squadre da 20.
Gestione mensa integrata nell’appello
Se il tuo evento prevede il servizio mensa, puoi abilitare la gestione mensa direttamente all’interno dell’appello. In questo modo, oltre a segnare entrata e uscita, puoi registrare per ogni partecipante se:
- Si ferma a mensa
- Torna a casa per pranzo
- Rimane in oratorio con pranzo al sacco o altra modalità
Questa informazione, incrociata con la scelta indicata in fase di iscrizione, permette di generare report precisi per la cucina e per la segreteria, eliminando la necessità di comunicazioni informali o conteggi manuali.
Funzione bar: scarica credito dal braccialetto all’ingresso
Se il tuo ente utilizza i braccialetti NFC di Segresta (ad esempio per la gestione del bar), è possibile abilitare la funzione di addebito automatico al momento dell’ingresso. Per ciascun appello puoi definire l’importo da scalare e la dicitura che apparirà nel registro dei movimenti dell’utente. Un modo pratico per gestire, ad esempio, la quota giornaliera del campo in automatico, senza passaggi di cassa aggiuntivi.
Notifiche ai genitori
Se abilitato nelle impostazioni generali, Segresta invia automaticamente una notifica al genitore ogni volta che viene registrata un’entrata, un’uscita o un’assenza. I genitori sono sempre informati in tempo reale, senza che il personale debba inviare messaggi manualmente. Una funzione particolarmente apprezzata per la tranquillità delle famiglie.
Esportare le presenze
Al termine di un appello — o di un intero periodo — puoi esportare i dati in due formati:
- PDF: ideale per stampare il registro della giornata o archiviarlo.
- Excel (.xlsx): perfetto per elaborazioni, report aggregati o controlli amministrativi.
Nell’esportazione Excel puoi indicare un range di date per ottenere un unico file con tutte le presenze del periodo, con opzioni aggiuntive come le colonne mensa e le informazioni di iscrizione all’evento. Un solo file con tutto quello che serve per rendicontare il campo, inviarlo alla ASL o archiviarlo per i registri interni.
Bloccare un appello
Una volta terminata la giornata e verificate le presenze, puoi bloccare l’appello per evitare modifiche accidentali. L’appello bloccato è in sola lettura: i dati sono protetti e l’appello è pronto per essere archiviato o esportato. Puoi sempre sbloccarlo se necessario.
Perché usare gli appelli di Segresta
Rispetto a un foglio Excel condiviso o a un registro cartaceo, gli appelli di Segresta offrono vantaggi concreti:
- Niente duplicazioni: le liste vengono generate automaticamente dalle iscrizioni, senza ricopiare nomi.
- Tracciabilità in tempo reale: sai sempre chi è presente, da web o da app, senza dover raccogliere informazioni da più fonti.
- Velocità con NFC: dall’app mobile basta avvicinare il braccialetto del ragazzo al telefono per registrare entrata o uscita in un secondo.
- Sicurezza: le uscite accompagnate sono registrate con il nome dell’accompagnatore.
- Comunicazione automatica: i genitori ricevono notifiche puntuali senza intervento manuale.
- Delega agli animatori: con la gestione per squadre, ogni animatore gestisce solo il suo gruppo, responsabilizzando chi è sul campo.
- Report pronti: i dati sono sempre disponibili per export in un click.
Approfondisci
Per esplorare tutta la documentazione sugli appelli, visita la guida ufficiale di Segresta. Se vuoi scoprire le altre funzionalità della piattaforma — iscrizioni, contabilità, gestione gruppi, braccialetti NFC — il punto di partenza è segresta.it.
Se hai ancora subbi, contattaci per maggiori informazioni
Segresta è la piattaforma cloud per oratori, parrocchie, centri estivi, cooperative e società sportive. Meno lavoro, più relazioni.
